Vedtægter for Spejdernes Udviklingscenter – version 1.0
1. Navn og hjemsted
Foreningens navn er Spejdernes Udviklingscenter. Foreningens hjemsted er Lodskovvej 1, Køge (Køge Kommune).
2. Formål
Foreningens formål er at:
- Eje, drive, administrere og udvikle attraktive lokaliteter til spejderaktiviteter m.v. så de til enhver tid er attraktive steder for spejdere og andre, at have aktiviteter med naturen som ramme.
- Yde praktisk og økonomisk støtte til Køgespejderne
3. Medlemmer
Som medlemmer kan optages:
- Alle med interesse i foreningens arbejde som personlige medlemmer (individuelt medlem)
- Køgespejderne og andre lokale grupper under Det Danske Spejderkorps (spejdergruppemedlem)
- Selvstændige spejderhytteforeninger (hytteforening) Nye spejdergruppemedlemmer kan kun optages med enstemmig godkendelse af de nuværende spejdergruppemedlemmer.
4. Bestyrelsen
Bestyrelsen består af 5 medlemmer. På årets første bestyrelsesmøde konstituerer bestyrelsen sig ved valg af formand, næstformand og kasserer. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 medlemmer er til stede. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Bestyrelsen nedsætter et ejendomsudvalg og et aktivitetsudvalg. Bestyrelsen kan vælge at være deltagere i udvalgene. Bestyrelsen udpeger også en udlejer, der varetager administrationen omkring udlejningerne. Ejendomsudvalg Ejendomsudvalget har ansvaret for de fysiske rammer, herunder hytter og lejrpladser. Udvalget har også ansvaret for at udpege en hyttevagt, der kan kontaktes ved uheld m.v. Aktivitetsudvalg Aktivitetsudvalget har ansvaret for, at der gennemføres så mange attraktive aktiviteter (herunder udlejning), at der skabes en sund økonomi i foreningen. Det vil være naturligt, at en lokal spejdergruppe har en repræsentant i dette udvalg.
5. Bestyrelsesmøder
Der skal afholdes minimum tre bestyrelsesmøder hvert år. Det er formanden, som har ansvar for at indkalde til møderne, og formanden er mødeleder. Der laves en dagsorden, som udsendes minimum syv dage før mødet afholdes. Alle medlemmer af bestyrelsen kan give input til dagsorden. Dagsorden skal som minimum have følgende punkter:
- Status på kommende arrangementer/projekter
- Status på de fysiske rammer (hytten/grunden)
- Status på økonomien
- Eventuelt
Der skrives et referat af den på mødet valgte sekretær, som udsendes til alle bestyrelsesmedlemmer senest syv dage efter mødets afholdelse. Kommer der ingen kommentarer inden for 14 dage efter udsendelse, betragtes referatet som værende godkendt af alle i bestyrelsen.
Bestyrelsen kan indkalde personer med ekspertviden eller andre interesserede til møderne. Disse personer har ikke stemmeret.
6. Generalforsamling
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
Stemmeberettigede på generalforsamlingen er medlemmer (individuelle, hytteforeninger og spejdergruppemedlemmer) samt bestyrelsens medlemmer. Hvert medlem af foreningen (individuelle, hytteforeninger og spejdergruppemedlemmer) har én stemme på generalforsamlingen.
Generalforsamlingen skal vælge 5 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf de 3 vælges af spejdergruppemedlemmerne og de to vælges af de øvrige deltagere på generalforsamlingen. Hvis der kun er spejdergruppemedlemmer til stede på generalforsamlingen, kan disse vælge alle bestyrelsesmedlemmer. Hertil kan vælges op til to suppleanter, der kan deltage i bestyrelsesmøderne uden stemmeret.
Bestyrelsesmedlemmer vælges for en 2-årig periode, således at to er på valg det ene år, og tre det andet år.
Generalforsamlingen afholdes senest 30. april. Generalforsamlingen indkaldes skriftligt (fx elektronisk) til alle medlemmer senest 3 uger før afholdelse.
Dagsordenen skal mindst omfatte følgende:
- Valg af dirigent og referent
- Bestyrelsens beretning
- Aflæggelse af regnskab
- Indkomne forslag
- Valg af bestyrelsesmedlemmer
- Valg af revisorer/bilagskontrollant
- Eventuelt.
Forslag fra medlemmerne skal være indsendt til formanden senest 14 dage inden generalforsamlingen. Evt. forslag sendes til alle medlemmer senest 7 dage inden generalforsamlingen.
Til at lede generalforsamlingen vælges en dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen. Dirigenten afgør alle spørgsmål om sagernes behandlingsmåde og stemmeafgivning, dog med pligt til at lade valg og afstemninger foregå skriftligt, såfremt mindst én af deltagerne forlanger dette.
Det underskrevne referat skal sendes til alle medlemmer senest 4 uger efter mødet.
7. Ekstraordinær generalforsamling
Bestyrelsen kan til enhver tid indkalde til ekstraordinær generalforsamling med 7 dages skriftligt varsel med angivelse af tid, sted og dagsorden, og den er forpligtet hertil, når det besluttes på en generalforsamling eller forlanges af mindst 1/4 af medlemmerne, eller af ét af foreningsmedlemmerne.
8. Ændring af vedtægterne
Beslutning om vedtægtsændringer skal vedtages af to på hinanden følgende generalforsamlinger, med mindst 14 dages mellemrum. En vedtægtsændring kræver at et flertal af hytteforeninger og de individuelle (personlige) medlemmer stemmer for, samt at alle spejdergruppemedlemmer stemmer for.
9. Tegningsret
Foreningen tegnes af formanden og 2 andre bestyrelsesmedlemmer i forening. Med henblik på ordinært forekommende betalinger kan bestyrelsen meddele prokura til kassereren/bogholder.
10. Økonomi
Regnskabsåret er kalenderåret.
Kassereren udarbejder årsregnskab efter normal praksis. Regnskabet skal ligge klar til bestyrelsens godkendelse ultimo marts. I november udarbejder kasserer og formandsskabet et budget for det kommende år. Budgettet godkendes på næstkommende bestyrelsesmøde.
Bestyrelsen udpeger en bilagskontrollant, som ikke er medlem af bestyrelsen. Kassereren har ansvaret for at godkende regnskabet sammen med kontrollanten. Kassereren fremlægger det godkendte regnskab til bestyrelsen på årets første bestyrelsesmøde. Bestyrelsens medlemmer underskriver regnskabet personligt/digitalt.
11. Hæftelse
I forhold til tredjemand hæfter foreningen alene med sin formue. Bestyrelsens medlemmer hæfter ikke personligt for foreningens eventuelle underskud.
Bestyrelsesmedlemmerne kan kun drages til ansvar efter dansk rets almindelige regler om bestyrelsesansvar, i det omfang bestyrelsesmedlemmerne har udvist en ansvarspådragende adfærd for en tabsforvoldende handling.
12. Foreningens opløsning
Foreningen kan kun opløses ved generalforsamlingens enstemmige beslutning på to af hinanden følgende generalforsamlinger med mindst 14-dages mellemrum.
Hvis foreningen nedlægges, skal alle forpligtelser i henhold til lejekontrakter og udestående betalinger i øvrigt betales ud af foreningens midler.
Eventuelt resterende midler samt materialer og inventar m.v. skal fordeles jf. foreningens formål.
13. Ikrafttræden
Disse vedtægter er godkendt på ekstraordinær generalforsamling den 23. september 2020 og træder i kraft med det samme.